Apa Saja Perangkat - Perangkat Administrasi Publik

Berbagi Kode Blog, Apa Saja Perangkat - Perangkat Administrasi Publik. Administrasi publik terdiri dari dua kata, yaitu administrasi dan publik. Administrasi diartikan sebagai kegiatan atau kerjasama dalam rangka mencapai tujuan yang sudah ditentukan atau diarahkan. Definis lainnya yang dapat diajukan adalah kegiatan implementasi kebijakan.

Sedangkan publik dapat diartikan sebagai negara, klien, konsumen, warga masyarakat, dan kelompok kepentingan. Dari pengertian dua kata tersebut, maka administrasi publik dapat diartikan sebagai sebuah proses menjalankan keputusan/kebijakan untuk kepentingan bangsa, negara dan warga masyarakat. Dengan demikian administrasi publik merupakan proses pemerintahan publik, untuk publik dan oleh publik.
Perangkat-perangkat penyelengaraan administrasi publik, antara lain :

A. Manajemen Kontrak
Penyelenggaraan administrasi publik selama ini ditandai dengan keputusan-keputusan yang bersifat hirarkis dan berdasarkan petunjuk-petunjuk khusus. Dengan perangkat manajemen kontrak, praktek ini akan diubah dan diyakini dengan membuat kesepakatan tentang biaya dan apa yang harus dikerjakan.
Yang dimaksud dengan manajemen kontrak adalah penyelenggaraan administrasi melalui kesepakatan-kesepakatan tentang tujuan yang hendak dicapai. Kesepakatan ini mencakup mulai dari tujuan yang hendak diraih hingga pengawasan terhadap proses pencapaian tujuan tersebut. Landasan manajemen kontrak adalah kontrak atau perjanjian antara pihak-pihak yang membuat perjanjian.
Pihak-pihak tersebut antara lain Pihak Pertama adalah pemerintah (politik), dan pihak lainnya adalah pihak yang memberikan layanan atau pihak pelaksana.
Dalam prakteknya, pemerintah tergantung pada masing-masing konstitusinya, terdiri dari parlemen (untuk sistem parlementer) atau presiden bekerjasama dengan parlemen (untuk sistem presidensiil). Di tingkat daerah ada DPRD yang menjadi pemberi order dan di lain pihak ada pemerintah daerah sebagai unit pelaksana. Petunjuk- petunjuk strategis untuk mencapai tujuan ditentukan oleh parlemen (pusat atau daerah) yang nantinya harus bertanggung jawab kepada warga, sementara di lain pihak unit pelaksana (administrasi: pemda atau pemkot) merupakan pihak pemberi layanan yang profesional dan bertanggung jawab untuk menghasilkan kerja yang efisien. Asas manajemen kontrak juga bisa diterapkan dalam penyelenggaraan administrasi.
Pimpinan masing-masing bagian harus mendelegasikan tugas kerja kepada karyawan yang bertanggung jawab. Karyawan ini membuat kerja tertentu dalam divisinya. Selain mendelegasikan tugas, pimpinan juga berbicara dengan karyawannya tentang hasil kerja, anggaran dan ruang gerak untuk bertindak. Manajemen kontrak ini menyangkut kesepakatan yang bersifat mengikat tentang jangka waktu yang telah ditetapkan.
Dalam perjanjian ditetapkan produk serta kerja yang harus dilakukan berdasarkan kuantitas dan kualitas (tujuan kerja) serta anggaran yang dibutuhkan (tujuan keuangan). Yang penting dalam kesepakatan ini adalah bahwa si pemberi order menjelaskan produk yang diinginkan, tapi tidak menentukan bagaimana proses kerjanya dilakukan.
Instrumen perjanjian memberikan keuntungan kepada kedua belah pihak. Pertama, pemberi order dapat leluasa merancang bagaimana ia merealisasikan tujuan politiknya dalam takaran yang terukur dan memberikan order sesuai dengan dana yang ada. Sementara si pelaksana juga mendapat peluang menciptakan lapangan kerja yang lebih menarik dan terjamin melalui kreativitas dan prakarsa sendiri.
Unsur penting lain yang mendukung berfungsinya manajemen kontrak adalah adanya penerapan sistem laporan kerja yang memberikan semua informasi mengenai pelaksanaan kepada pihak pemberi order dan mendokumentasikan kemajuan kerja sedemikian rupa sehingga pihak pemberi order setiap saat bisa berunding dengan pihak pelaksana order.

B. Penyerahan Tanggung Jawab di Bidang Sumber Daya
Manajemen kontrak bertujuan mengarahkan perhatian utama dan minat bagian-bagian di kantor administrasi pada hasil kerja mereka. Secara teknis berfungsi, pekerjaan yang harus dihasilkan oleh sebuah bagian atau departemen (produk) didefinisikan dengan jelas. Agar dapat melakukan pekerjaan ini, departemen tersebut memperoleh anggaran yang disesuaikan dengan produk yang dipesan. Dari anggaran inilah dapartemen harus membiayai semua pekerjaan yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk tersebut. Apabila ada pekerjaan yang dilakukan oleh bagian (departemen) lain karena misalnya tidak cukup personil dalam departemennya sendiri, maka pekerjaan itu secara prinsip harus dibayar.
Anggaran yang telah ditetapkan untuk satu produk tidak bisa ditambah. Apabila di tengah-tengah tahun pelaksanaan anggaran dana yang diperlukan ternyata kurang, pihak pelaksana harus bisa memikirkan jalan keluarnya. Dana tambahan dapat disetujui parlemen hanya apabila terjadi penambahan tugas yang relevan – yang tidak bisa direncanakan sebelumnya, dan apabila pihak departemen yang mengerjakan order telah mencoba semua kemungkinan untuk menutupi biaya yang kurang. keberhasilan itu diukur dari tingkat memenuhi kesepakatan kerja yang telah dilakukan sebelumnya.
Untuk bisa bekerja dengan baik, departemen membutuhkan ruang gerak yang memadai. Departemen harus diberikan kebebasan untuk menentukan sendiri bagaimana ia menyelesaikan kerja yang diberikan oleh pihak pemberi order. Oleh karena itu, kepada mereka (departemen) harus diserahkan tanggung jawab untuk mengatur penggunaan sumber daya (dana, posisi, personalia, perangkat penunjang) sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Apabila aturan-aturan telah ditentukan sebelumnya oleh pusat, departemen bisa mengelola sendiri sumber dayanya dan atau menukarnya satu sama lain.
Baru dengan adanya penyerahan tanggung jawab untuk mengurus sumber daya, departemen bisa mengembangkan tanggung jawab terhadap pelanggan dan pasar. Apabila misalnya dalam sebuah instansi masyarakat secara rutin harus menunggu lama untuk mendapatkan pelayanan yang memang sudah menjadi hak mereka, maka si kepala instansi dapat mengatur sumber daya yang ada dengan leluasa. Ini hanya mungkin terjadi manakala ada desentralisasi wewenang.

C. Orientasi Pada Hasil Kerja (Output)
Administrasi publik hanya dapat dikendalikan secara efisien apabila titik tolak penyelenggaraannya berada pada hasil (output) kerja. Tapi sekarang ini tidak demikian adanya. Sampai hari ini pengendalian administrasi publik secara umum masih dilakukan melalui input, artinya melalui penjatahan sumber daya secara sentral. Rancangan anggaran belanja mengatur berapa banyak uang yang boleh dikeluarkan oleh administrasi dan bagaimana mereka harus menggunakan uang itu.
Administrasi yang dikendalikan murni atas dasar penjatahan sumber daya (input) dari pusat ini tidak memiliki keleluasaan dalam merancang berbagai pelayanan kepada masyarakat luas. Aparat administrasi (pemda/pemkot) yang tidak perlu membuktikan secara rutin apa yang akan ia lakukan secara konkrit dengan dana yang ia minta dari pemerintah, akan terus menerus membuat pengeluaran yang tak terkontrol dan menggunakan dana tanpa perhitungan. Suatu manajemen pemerintahan yang menerima begitu saja anggaran berarti tidak menggunakan substansi hak anggaran.
Tidak adanya kaitan yang jelas antara pemberian dana (input) dan hasil kerja (output) merupakan kekurangan dalam penataan administrasi dewasa ini. Kekurangan ini tidak bisa ditutupi meskipun dilakukan beberapa perbaikan dalam proses produksi administrasi.
Untuk bisa melahirkan hubungan antara input dan output harus ada basisnya, dan basis itu adalah produk kerja. Produk kerja merupakan rangkuman dari setiap aktivitas administrasi yang kemudian dibuat dalam sebuah katalog produk kerja berdasarkan jumlah, kualitas dan biaya serta berdasarkan kelompok sasaran dan permintaan pelanggan (warga). Jumlah produk yang dirangkum tidak boleh terlalu rendah, karena akan membuat kemungkinan pengendalian menjadi hilang, tetapi juga tidak terlalu tinggi karena akan menimbulkan banjir informasi yang pada gilirannya akan menyulitkan keputusan strategis.
Setelah produk kerja dirumuskan dan beberapa produk kerja digabungkan menjadi sekumpulan produk kerja, kemudian baru ditentukan unit-unit kerja serta perlengkapan dana dan personilnya. Jadi, Pelaksanaan kerja mengacu pada tujuan yang telah ditetapkan oleh pemberi order (pemda atau pemkot), bukan sebaliknya.
Kalau diterjemahkan berarti, tujuan-tujuan dari pemerintah (politik) tidak lagi mengacu pada kesediaan dan kemampuan administrasi, melainkan administrasilah yang harus bekerja berdasarkan tugas-tugas strategis yang telah ditentukan oleh kebijakan politik.
Pengembangan informasi tentang dana dan produk kerja menjadi pedoman kerja. Dengan bantuan pedoman kerja atau garis-garis besar ini, adminsitrasi bisa dikendalikan dengan lebih baik. Dan ini berarti hubungan antara kalkulasi dana dan hasil kerja (output) telah tercipta. Dengan demikian tercipta pula transparansi biaya yang pada gilirannya bisa dijadikan landasan dasar bagi tanggung jawab terhadap biaya dan pengukuran kinerja di setiap departemen atau divisi. Syarat untuk itu adalah berfungsinya pengawasan (controlling) dan manajemen kontrak yang berorientasi pada hasil kerja (output).
Satu masalah khusus pada proses pengendalian tata kerja administrasi yang berdasarkan pada output adalah masalah pengukuran output itu sendiri. Karena selain mengukur jumlah produk kerja yang telah dicapai (kuantitatif), juga harus dilakukan pengukuran kualitas produk kerja (kualitatif).

D. Controlling
Controlling bisa diartikan sebagai satu konsep terpadu guna mengendalikan administrasi secara efisien dan ekonomis dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan oleh politik. Untuk bisa berfungsi seperti ini, controlling harus menyediakan informasi yang dibutuhkan pada saat yang tepat. Pengadaan informasi disesuaikan dengan tingkat kebutuhan yang dimiliki manajemen politik atau pemerintah sebagai pihak perencana dan administrasi sebagai pelaksana.
Controlling mencakup semua fungsi yang bertujuan memperbaiki pengadaan informasi pada instansi-instansi di tingkat atas. Controlling juga menangani fungsi-fungsi tertentu , seperti mengenali kebutuhan akan informasi, pengadaan informasi, penyiapan dan penerapan praktis metode-metode analisa dan evaluasi, serta persiapan pengolahan informasi untuk perencanaan dan pengawasan hasil. Oleh karena itu, Controlling lebih dari sekedar pengawasan. Controling merupakan upaya menyediakan informasi dengan tujuan mengendalikan sebuah proses.
Controlling dibedakan atas controlling strategis (politik) dan controlling operasional (pelaksana, dalam hal ini administrasi), tergantung pada perspektif waktu, tingkat pemadatan informasi dan fungsinya bagi daerah.
Controlling strategis merujuk pada tujuan dan perencanaan jangka panjang. Contohnya adalah model yang biasanya relatif abstrak, tetapi sangat penting bagi keseluruhan administrasi. Sebaliknya, controlling operasional diarahkan pada aktivitas sehari-hari dalam sebuah departemen atau divisi. Controlling ini sangat detail dan nyata dan juga mengandung tujuan jangka pendek. Memang controlling ini sangat penting bagi kinerja departemen, tapi biasanya tidak memiliki peran sentral dalam pengendalian administrasi secara keseluruhan.

Semoga Bermanfaat, Apa Saja Perangkat - Perangkat Administrasi Publik.